三江学院办公自动化系统管理办法

发布者:陆明燕发布时间:2016-03-10浏览次数:17

三江学院办公自动化系统管理办法

一、总 则

(一)三江学院办公自动化系统是一个基于校园网的综合办公平台,是覆盖校、院(系)、部处各党政职能部门的综合性信息管理系统。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分,是用于提高全校工作效率和管理水平的必要手段。

(二)为保障我校的办公自动化系统能够得以顺利推广、应用及正常运行,依照国家及上级主管部门的有关规定,制定本办法。

二、系统构成与功能

(三)三江学院办公自动化系统参照教育部办公自动化系统的技术平台,基于Lotus Domino / Notes基础信息交换平台,结合Microsoft Word等应用软件,采用B/S体系结构开发建设。

(四)Domino服务器用于存放所有办公数据和文件信息;Notes客户端供所有办公用户用于信息及文件的输入、修改、签批和流转操作。

(五)Domino服务器要求能稳定运行在UNIXWindow2K操作系统。由学校现代教育技术中心负责日常运行和管理。

(六)三江学院办公自动化系统系统涉及的客户计算机,其最低要求配置为:满足Windows 98/Me/2000/Xp系统的正常运行并与校园网连通,硬盘盈余空间在200MB以上。

(七)三江学院办公自动化系统系统的主要功能有:

1.收文管理:实现收文的电子批阅和电子传阅,记录收文处理全过程的阅读情况,监控收文处理状态、位置,及时向收文的当前批阅人发函提醒。收文管理包括:登记、处理、查询、汇编、打印等功能。

2.发文管理:处理学校各类正式下发文件,实现发文过程的自动化,基本实现无纸化,包括:拟稿、审稿、会签、定稿、签发、归档、查询、打印等功能。

3.请示处理:实现校内各部门、各单位的请示、申请的拟稿、审稿、会签、批示、归档、查询、打印等功能。

4.信息发布:提供一个综合的信息发布平台,实现校园内部的新闻快讯、通知公告等信息的撰写、编辑、提交、审批和发布;开辟电子论坛,设置有关专题,允许授权用户张贴与主题相关的文章,发表自己的见解和进行在线交流等;开办电子刊物,授权有关部门及时发布有关高等教育的改革动态和学术论文。

5.会议日程:实现学校每周会议日程安排的网上发布以及学校领导的个人日程安排管理。

6.信访处理:实现对信访的网上批阅和传阅,记录信访处理全过程的批阅情况,监控信件的处理状态、位置,可及时向信件的当前批阅人发函提醒,并最终形成答复意见回复信访人。信访管理包括:登记、传阅(批阅)、催办、答复、归档、查询、打印等功能。

7.其它辅助功能:提供内部电话、本地航班、邮政编码、法律法规、规章制度等公共信息的维护、更新和查询等。

三、组织结构与责任

(八)校长办公室是三江学院办公自动化系统的主管部门,是三江学院办公自动化系统的公文处理中枢,现代教育技术中心负责办公自动化系统的技术支持。校长办公室和现代教育技术中心在学校信息化领导小组和主管校领导的指导下,制定三江学院办公自动化系统发展规划,实施三江学院办公自动化系统的开发和建设,制定、落实有关规章制度,并按照有关规定严格进行系统的正常运行维护及管理工作。现代教育技术中心是学校办公自动化系统的技术支持和项目实施协作部门,保障校园网络的通畅和办公自动化系统的网络安全,协助校长办公室做好技术支持工作。现代教育技术中心设系统管理员两名,负责系统日常运行的技术维护、系统功能的不断完善及对校领导和各单位系统管理员的培训工作。

(九)各院(系)、各部(处)及有关单位是三江学院办公自动化系统的用户单位,应有一名领导分管办公自动化系统工作,同时须指定一名专职或兼职秘书人员负责信息的接收、处理、传送、存档等工作,并指定一名专职或兼职技术负责人,负责本单位工作人员的培训以及日常维护等技术支持工作。

四、信息管理

(十)三江学院办公自动化系统所涉及各类公文的处理按照我校“公文处理办法”的规定办理。

(十一)各院(系)、各部(处)在三江学院办公自动化系统中所发布的信息,应先交由本单位领导审核。各单位领导对本单位在三江学院办公自动化系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

(十二)系统正式运行后,各用户单位必须保障本单位工作站的正常运行,发现问题应及时与现代教育技术中心联系,并能正确地、经常地运用本系统进行日常办公,以保证各种办公信息的正常流转。

五、系统安全与保密

(十三)所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》和《三江学院计算机信息网络安全保密管理规定》。

(十四)所有用户不得利用三江学院办公自动化系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

(十五)所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。

(十六)所有用户应保管好自己的用户ID文件,由于系统对用户的密码采用了不可逆的加密方式,现代教育技术中心无法查询到用户设置的密码,所以请用户要牢记并保守秘密,如有忘记密码,请联系现代教育中心并凭用户的证件及时进行密码更改,避免发生其他人盗用账户滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转等破坏行为。

(十七)所有使用该系统的人员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

六、技术支持与开发

(十八)办公自动化系统开发、管理所需软件,由学校办公室和现代教育技术中心负责规划、开发和安装。其他部门和个人不得自行购置安装,以免造成不必要的浪费和混乱。

(十九)各用户单位内部管理软件的开发按工作需要自行负责,但应在学校办公室的协调下按照统一数据标准进行。

(二十)各用户单位与办公自动化系统服务器连接的校园网络的正常运行,由现代教育技术中心负责。

(二十一)三江学院办公自动化系统中所需办公软件的使用,必须遵守知识产权的有关法律法规。

七、责任与处罚

(二十二)为了保障三江学院办公自动化系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,所有用户应遵守本管理办法,违反者应承担相应责任。

(二十三)不执行本办法第三、四章规定,影响信息的正常接收、处理、传送、存档,导致系统不能正常运转的单位,学校将予以通报批评。

(二十四)违反本办法第五章规定,造成不良影响、导致系统损坏等后果者,给予行政处分;造成经济损失的,学校可要求予以经济赔偿。

(二十五)违反本办法及国家有关法律、法规的规定,给国家、集体或他人权益造成损失者,应当依法承担相应法律责任。

八、附则

(二十六)本办法由现代教育技术中心负责解释。

(二十七)本办法自发布之日起试行。